Gerade habe ich eine Studie aus den USA gefunden, die u.a. die Gründe beleuchtet, warum viele der Social Collaboration Projekte in den Unternehmen scheitern oder weit hinter den Erwartungen zurückbleiben.

Die Erkenntnisse decken sich auch mit meinen Erfahrungen aus vielen Gesprächen, Vorträgen und der Begleitung einiger Tests und Pilotphasen:

Wenn die IT-Abteilung einfach nur neue Werkzeuge „über den Zaun wirft“, ohne die Anforderungen der Nutzer zu kennen und zu berücksichtigen, werden die Werkzeuge nicht genutzt und der positive Gesamteffekt auf das Unternehmen bleibt aus!

Das ist ja auch nachvollziehbar: Die meisten Wissensarbeiter müssen heutzutage schon genug Tools nutzen: E-Mail, Dateiablagen, Sharepoints, SAPs, Wikis, etc… – Wieso sollen sie jetzt auch noch einen Microblog oder einen virtuellen Projektraum nutzen, nur weil das Unternehmen das lizenziert hat? „Danke Chef – ich hab‘ schon genug zu tun! Noch ein Wissenssilo, das habe ich mir immer schon gewünscht…“

Dabei könnten die „neuen“ Werkzeuge viel Erleichterung in den Arbeitsalltag bringen. Gut geplant, umgesetzt und eingeführt helfen diese Plattformen bei der Kommunikation, Zusammenarbeit, Abstimmung und beim Finden von wichtigen Inhalten. Auch das ist mittlerweile durch verschiedene Untersuchungen belegt.

Nur, das Tool, die Software oder die Technik sind dabei kaum relevant. Die am Markt verfügbaren Plattformen und Werkzeuge funktionieren und können oftmals einfach an die individuellen Bedürfnisse der Unternehmen angepasst werden.

Was oft fehlt ist die saubere Planung der Ziele, des Nutzens, der Anwendungsfälle, der Einführung und langfristigen Verankerung in den Alltag aller Mitarbeiter!

Hier liegt der Knackpunkt: „aller Mitarbeiter“ – das bedeutet ALLE(!!) inklusive der Führungskräfte und Vorstand oder Geschäftsführung! Mit allen betroffenen Rollen im Unternehmen müssen die strategischen und taktischen Ziele erarbeitet und der Nutzen für die Organisation abgeleitet werden. Danach werden die Anwendungsfälle abgeleitet, später umgesetzt und eingeführt. Im gesamten Ablauf sind die relevanten Mitarbeiter oder Rollen beteiligt und übernehmen so auch Verantwortung für den Gesamtprozess.

Dabei sollten immer diese drei Aspekte betrachtet werden:

1. Kultur – wie wollen wir miteinander umgehen? Was ist unsere Fehler- und Führungskultur? Passt eine offene Plattform zu uns? Wollen wir, dass sich die Mitarbeiter untereinander vernetzten und hierarchiefrei austauschen?
2. Prozesse – wie arbeiten wir heute? Wo drückt der Schuh? Wie wollen wir zukünftig arbeiten und was brauchen wir dazu? Was machen wir nicht mehr? Welches Werkzeug nutzen wir wozu?
3. Technik – welche Technik passt zu uns? Was haben wir schon, was brauchen wir noch? Gehen wir in die Cloud? Brauchen wir die mobile Nutzung auf Tablets oder Smartphones?

Wenn das erfolgt ist, wird die Adaption der neuen Arbeitsweisen gelingen, auch wenn der Weg oft mühsam und beschwerlich ist.

Der Grund ist einfach: Es geht letztlich darum ausgetretene Pfade (die Komfortzone) zu verlassen und neue Arbeitsweisen zu lernen und zu verankern. Das braucht Zeit, Geduld und gute Führungskräfte, die ihre Mitarbeiter motivieren und begeistern können.

Das Tolle daran: Führungskräfte und Mitarbeiter können gemeinsam lernen, Erfahrungen sammeln und die neuen Arbeitsweisen zusammen weiter entwickeln. Das ist eine große Chance für die Organisation und die Kultur des wertschätzenden Miteinanders, ohne die es langfristig auch keinen wirtschaftlichen Erfolg gibt.

 

In der schönen Infografik sind die wichtigsten Ergebnisse der o.a. Studie zusammengefasst: